Privacyverklaring voor sollicitanten en werknemers van de gemeente Zwartewaterland

Deze privacyverklaring is bedoeld om jou als (toekomstig) werknemer te informeren over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is bedoeld om jou als (toekomstig) werknemer te informeren over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Deze verklaring bevat daarom informatie over:

de persoonsgegevens die wij van jou verwerken
de manier waarop wij dat doen
de verstrekking van gegevens aan derden
hoe lang wij jouw gegevens bewaren en
hoe wij deze gegevens beveiligen

Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip. Handelingen die er in ieder geval onder vallen zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Gronden waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd:

de gegevens zijn nodig voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een aan de gemeente opgedragen publieke taak;
de gegevens zijn nodig voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst;
de gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
de gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden);
Wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.

Verplichting om gegevens te verstrekken

Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een dienstverband aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of uitkering. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.

De gegevens die wij van jou verwerken

Wij verwerken alleen de volgende gegevens van jou:

Sollicitanten

jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mailadres;
jouw bankrekeningnummer als er sprake is van een arbeidsvoorwaardengesprek;
gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

de beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering of toepassing van een wet.

Werknemers

jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mailadres;
jouw bankrekeningnummer;
jouw nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw dienstverband;
gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens over jouw gezinsleden en voormalige gezinsleden;
gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van de wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
de behandeling van personeelszaken;
het vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van jouw dienstverband;
jouw opleiding;
de bedrijfsmedische zorg die voor jou van toepassing is;
het bedrijfsmaatschappelijk werk;
de verkiezing van leden van een ondernemingsraad of personeelsvereniging;
de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
het verlenen van ontslag;
de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud-personeelsleden;
het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de organisaties waarmee wij zijn verbonden;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Wij verwerken in de salarisadministratie alleen de volgende gegevens van jou:

jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, en jouw bankrekeningnummer;
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij het vorige bolletje;
jouw nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van jou;
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens die betrekking hebben op jouw gezinsleden en voormalige gezinsleden;
gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor een of meerdere van onderstaande doelen:

het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
het ten behoeve van jou berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
de personeelsadministratie;
het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van jouw dienstverband;
de overgang van jou naar, of jouw tijdelijke tewerkstelling bij, een ander onderdeel van organisaties waarmee wij zijn verbonden;
het verlenen van ontslag;
het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
de uitvoering of toepassing van een andere wet.

Doorgifte van jouw persoonsgegevens

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering) in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) het dienstverband. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt. Een paar voorbeelden:

salarisverwerking: gegevens worden verstrekt aan onze salarisverwerker;
ziekte en re-integratie: gegevens worden verstrekt aan de bedrijfsarts en/of UWV;
loonbeslag: gegevens worden verstrekt aan de deurwaarder;
pensioenfonds: gegevens worden verstrekt aan het ABP;
(zorg)verzekering: indien relevant worden gegevens versterkt aan CZ, IZA of Menzis.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkersovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij gegevens aan hen strekken, onder andere goed is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoeden van een) datalek.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn, nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van jouw persoonsgegevens

Beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij gaan daarbij uit van het normenkader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheden per 1 januari 2020 opvolger Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten), waarin eisen zijn opgenomen hoe om te gaan met toegankelijkheid. Medewerkers krijgen slechts toegang tot een set van applicaties indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie. Persoonsgegevens die voor personeels- en salarisadministratiedoeleinden worden vastgelegd, zijn zo alleen toegankelijk voor de personen die vanwege de uitoefening van hun functie toegang moeten hebben. We kennen daardoor een passend beschermingsniveau welke wij waar nodig periodiek bijstellen

Jouw rechten

Je hebt op grond van AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:

inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende(n) en anderen);
een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende(n) of anderen binnen onze organisatie);
informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: je kunt niet een functionerings- of beoordelingsverslag laten corrigeren als je het daarmee oneens bent. Je kunt dan wel een verklaring opstellen die je aan jouw personeelsdossier kunt laten toevoegen);
onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van het dienstverband om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden;
in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken”(let wel: wij streven ernaar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto in op onze intranetsite), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van het dienstverband, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te dragen;
een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersonen die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.

Contactpersonen

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Privacy Officer, de Functionaris Gegevensbescherming of de afdeling P&O van de gemeente Zwartewaterland via T 14 038:

Deze verklaring kan eenzijdig worden gewijzigd door de gemeente Zwartewaterland. De meest recente versie is gedateerd op 12 februari 2020.